Informace o zpracování osobních údajů účastníků akcí pořádaných odborem politiky životního prostředí a udržitelného rozvoje

Tato informace shrnuje základní zásady zpracování osobních údajů dle nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob (dále jen „GDPR“) v souvislosti se zpracováním osobních údajů a poučení osob, které se účastní akcí pořádaných Odborem politiky životního prostředí a udržitelného rozvoje Ministerstva životního prostředí.

Správcem Vašich osobních údajů je Ministerstvo životního prostředí (dále jen „Ministerstvo“), který Vás tímto v souladu s čl. 12 GDPR informuje o zpracování osobních údajů a o Vašich právech.

Kontakt na správce:
Ministerstvo životního prostředí
Vršovická 1442/65, 100 10 Praha 10
IČO: 00164801
Ústředna: +420 267 121 111
Fax: +420 267 310 308
Identifikátor datové schránky: 9gsaax4
E-mail pro elektronická podání: posta@mzp.cz

Kontakt na pověřence pro ochranu osobních údajů:
Mgr. Renáta Alexejevová
Vršovická 1442/65, 100 10 Praha 10
tel.: + 420 267 122 189
e-mail: DPO@mzp.cz

Přehled zpracovávaných kategorií osobních údajů a jejich zdroje


Osobní údaje účastníků akcí (dále jen „účastník“), které bude Ministerstvo zpracovávat, zahrnují údaje poskytnuté takovými osobami, typicky jméno a příjmení účastníka, jeho telefonní číslo, e-mail, případně další kategorie jako např. pracovní pozici ve společnosti či organizaci, jíž zastupuje, specifikaci akce, na kterou se účastník přihlásil, obrazové a zvukově-obrazové záznamy z veřejných prostor akcí a případně účastníky poskytnuté prezentace. V souvislosti s komunikací s účastníkem si Ministerstvo může vedle obsahu takové komunikace ukládat i čas provedené komunikace s účastníkem a jeho IP adresu.


Registrace pro semináře je zajišťována prostřednictvím formuláře na webových stránkách Ministerstva, případně za využití jiných formulářů partnerských organizací či nekomerčních řešení nebo prostřednictvím e-mailu.


V souvislosti s oslovováním potencionálních přednášejících na veřejných akcích si může Ministerstvo ukládat jméno a příjmení takových osob, telefonní číslo, případně e-mail, dále informaci o pracovní pozici v organizaci a obsah komunikace s nimi. Pokud oslovená osoba požádá, abychom ji nekontaktovali, bude si Ministerstvo za tímto účelem vést databázi osob, které již nemáme kontaktovat a to s jejich základními údaji (jméno, příjmení, e-mail).


Zdrojem zpracovávaných osobních údajů účastníků jsou přímo tito účastníci (jedná se o údaje poskytnuté jimi), dále jsou některé osobní údaje získávány samostatně z veřejně přístupných zdrojů či v rámci komunikace s účastníky (e-maily).

 

Účely zpracování

Hlavním účelem zpracování osobních údajů účastníka je pořádání příslušné akce, tj. jednání Rady vlády pro udržitelný rozvoj a všech jejich pracovních těles (výborů a pracovních skupin), semináře, konference, workshopu, veřejného projednání, kulatého stolu či jiné veřejné akce zaměřené na agendu udržitelného rozvoje.


V této souvislosti budou osobní údaje dále používány k evidenci, pro statistické účely či další rozvoj akcí zaměřených na agendu udržitelného rozvoje.


Údaje získané zejména z komunikace s účastníkem, jako např. IP adresa a čas komunikace bude užívány za účelem zajištění IT bezpečnosti Ministerstva.


Základní identifikační údaje účastníků mohou být používány pro účely přímého marketingu, tedy pro zasílání pozvánek na další obdobné akce Ministerstva e-mailem.


Z pořádaných akcí jsou obvykle vyhotovovány fotografie a videozáznamy, videozpravodajství, zvukové záznamy či tiskové a jiné zprávy.

 

Právní základ zpracování


Každé zpracování osobních údajů musí být zákonné – musí být založeno na některém v GDPR vyjmenovaném právním základu zpracování. Možné právní důvody zpracování jsou vyjmenovány v čl. 6 GDPR.


Právním základem zpracování osobních údajů účastníků je nezbytnost pro splnění úkolů prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je Ministerstvo pověřeno (zajištění účasti účastníka na akci pořádané Ministerstvem), pro oprávněné zájmy Ministerstva (dané zejména zájmem na zajištění IT bezpečnosti, zpracování pro statistické účely, dalším rozvoji agendy udržitelného rozvoje., zveřejňováním údajů v rámci zpravodajství o semináři a propagace a zájmem na přímém marketingu) a třetích osob (zejména pak smluvních partnerů podílejících se na přípravě příslušné akce) a plnění zákonných požadavků Ministerstva (zejména vedení účetnictví, plnění povinností podle daňových předpisů).


V jednotlivých případech může docházet ke zpracování osobních údajů také na základě souhlasu (např. využívání e-mailových adres osob pro zasílání sdělení jiných, než týkajících se podobných akcí Ministerstva). Upozorňujeme Vás, že pokud právním důvodem zpracování osobních údajů je Váš souhlas, můžete takový souhlas kdykoliv odvolat na výše uvedených kontaktech. Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování vycházejícího ze souhlasu, který byl dán před jeho odvoláním.


Právo na námitku


Pokud je právním důvodem zpracování osobních údajů účastníka oprávněný zájem Ministerstva, má účastník z důvodů týkajících se jeho konkrétní situace právo kdykoliv vznést námitku proti takovému zpracování osobních údajů. V takovém případě nebude Ministerstvo osobní údaje dále zpracovávat, pokud nebudou dány závažné oprávněné důvody pro zpracování, které převáží nad zájmy účastníka nebo jeho právy a svobodami, nebo pokud nebudou zpracovávány pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků. Námitku proti zpracování může účastník vznést prostřednictvím kontaktních údajů uvedených výše či prostřednictvím e-mailu natalia.stanova@mzp.cz. V e-mailu, prosím, popište situaci, důvody, které Vás vedou k závěru, že by Ministerstvo nemělo Vaše osobní údaje zpracovávat.


V případě zpracování osobních údajů pro účely přímého marketingu je možné vznést námitku bez nutnosti jejího odůvodnění. V těchto případech vzneste námitku tak, že odhlásíte další zasílání sdělení kliknutím na odkaz, který ve zprávě o nich bude zpravidla za tímto účelem připojen.


Upozorňujeme Vás, že i pokud úspěšně uplatníte námitku proti zpracování, může Ministerstvo Vaše údaje za některými dalšími účely v omezeném rozsahu zpracovávat.


Doba, po níž budou osobní údaje zpracovávány

Osobní údaje budou zpracovávány po přiměřenou dobu s ohledem na účel zpracování. Pro účely veřejných akcí bude Ministerstvo přehled o jejich účastnících ukládat po dobu 2 let od doby konání takové akce. Pokud se v mezidobí zúčastní účastník dalšího semináře, poběží pro zpracování jeho osobních údajů tato lhůta znovu.


Pokud budou údaje o účasti zpracovávány v rámci zpravodajství o akci, nebude doba jejich zveřejňování omezena. Stejné platí i pro fotografie, videozáznamy a případné poskytnuté prezentace.
Kontaktní údaje účastníků pro účely zasílání sdělení, nabídek na další akce bude Ministerstvo zpracovávat po dobu, než účastník vyjádří s takovým zasíláním nesouhlas. I pak bude s Ministerstvo zpracovávat základní údaje o tom, proč účastníkovi sdělení zasílal po přiměřenou dobu k prokázání oprávněnosti takového zasílání.


Pro zpracování osobních údajů pro ostatní účely vychází Ministerstvo při určení doby zpracování z těchto hledisek: délky promlčecí doby, pravděpodobnosti vznesení právních nároků a případných doporučení dozorových orgánů.


Aktualizace osobních údajů

Jednou z našich povinnosti jako správce osobních údajů je zpracovávat přesné a aktuální údaje, případně s ohledem na okolnosti doplnit neúplné údaje. Pokud nám poskytnete informaci o změně Vašich osobních údajů, pomůžete nám tuto povinnost plnit.


Předávání osobních údajů jiným osobám (příjemci osobních údajů)


Ministerstvo zpřístupňuje osobní údaje pouze v obvyklém rozsahu zpracovatelů, či jiným příjemcům- dodavatelům externích služeb (programátorské a jiné podpůrné technické služby, dodavatelé počítačových systémů), provozovatelům (záložních) serverů či provozovatelům technologií využívaných Ministerstvem, kteří je zpracovávají za účelem zajištění funkčnosti příslušných služeb, dále osobám pomáhajícím Ministerstvu organizovat semináře, např. pořadatelské službě. Na vyžádání či v případě podezření na protiprávní jednání mohou být osobní údaje předané také orgánům veřejné správy. Pokud je seminář spolupořádán jinou osobou, mohou být osobní údaje poskytnuty také této další osobě.


Poučení o právech subjektů údajů


Každý fyzická osoba má právo u Ministerstva jakožto správce osobních údajů:

  • a) požadovat přístup k osobním údajům, které Ministerstvo zpracovává, čímž se rozumí právo získat od Ministerstva potvrzení, zda osobní údaje které se jí týkají, jsou či nejsou zpracovávány a pokud je tomu tak, má právo získat přístup k těmto osobním údajům a k dalším informacím v čl. 15 GDPR,
  • b) požadovat opravu osobních údajů, které jsou ní zpracovávány (čl. 16 GDPR), pokud jsou nepřesné; s přihlédnutím k účelům zpracování má v některých případech právo požadovat také doplnění neúplných osobních údajů,
  • c) požadovat výmaz osobních údajů v případech, které jsou upraveny v čl. 17 GDPR,
  • d) požadovat omezení zpracování osobních údajů v případech, které jsou upraveny v čl. 18 GDPR,
  • e) získat osobní údaje, které se jí týkají a které zpracováváme s jejím souhlasem nebo které zpracováváme pro plnění smlouvy, jejíž smluvní stranou taková fyzická osoba je nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na její žádost, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, přičemž má právo předat tyto údaje jinému správci, a to za podmínek a s omezeními uvedenými v čl. 20 GDPR a
  • f) má právo vznést námitku proti zpracování ve smyslu čl. 21 GDPR z důvodů týkajících se její konkrétní situace.


Pokud obdržíme takovou žádost, budeme informovat žadatele o přijatých opatřeních bez zbytečného odkladu a v každém případě do jednoho měsíce od obdržení žádosti. Tuto lhůtu je možné v případě potřeby a s ohledem na složitost a počet žádostí prodloužit o další dva měsíce. Ministerstvo není v určitých případech stanovených GDPR povinno zcela nebo zčásti žádosti vyhovět. Bude tomu tak zejména, bude-li žádost zjevně nedůvodná nebo nepřiměřená, zejména protože se opakuje. V takových případech můžeme uložit přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady spojené s poskytnutím požadovaných informací nebo sdělení nebo s učiněním požadovaných úkonů nebo odmítnout žádosti vyhovět.


Pokud obdržíme uvedenou žádost, ale budeme mít důvodné pochybnosti o totožnosti žadatele, můžeme jej požádat o poskytnutí dodatečných informací nezbytných k potvrzení jeho totožnosti.
Informace o tom, že jste u nás uplatnil práva a jak jsme Vaši žádost vyřídili, si po přiměřenou dobu (obvykle po dobu 3 let) uložíme za účelem dokladování této skutečnosti, pro statistické účely, zlepšování výkonu agendy GDPR a ochranu našich práv.


V případě, kdy se domníváte, že ministerstvo zpracovává Vaše osobní údaje neoprávněně či jinak porušuje Vaše práva, máte právo podat stížnost u dozorového úřadu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů, či máte právo požádat o soudní ochranu.